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第四代时间管理:做好第二事务
发表时间:2022-05-20     阅读次数:     字体:【

有些道理很简单,其实你心中早就明白,但不提醒,你就忘了,这就是正能量的价值。我最近在看一本《高效能人士的七个习惯》,其中习惯三便是要事第一,时刻把要事放在第一位,以免被情绪、感觉或冲动所左右。在确定好什么事情是重要的之后,我们又会面临紧急迫切的任务,而影响要事的完成进度。先看下面这张时间管理矩阵图。

我们对时间的使用方式不外乎上面四种方式:I重要且紧急;II重要但不紧迫;III不重要但紧迫;IV不重要也不紧迫。紧迫的事情必须立马处理,比如你正在忙手头的工作,领导或者客户打来电话,你必须立马接听。紧迫的事情不一定重要,可能领导打来电话只是有个小事情需要你处理一下,不急于当下。

我们大部分人都疲于处理第一类事务:紧迫且重要的。我们会花费90%的时间处理他们,而只有剩下10%的时间来处理其他事务,而且较喜欢处理第四类事务:不重要也不紧迫的任务。比如,我今天要给大家分享这篇文章,马上要到下午了,手在键盘上飞驰,完成后要反复的删减修改等。但任务完成后我会打打游戏,刷刷视频,全然不想再继续阅读来准备后面的东西,阅读重要吗?对我来说是很重要的,没输入就没有输出,但因为今天不用再发了,所以我就拖沓不前了。这样做最大的坏处就是:第一类紧迫重要的任务会占据我明天的大部分时间,让我焦头烂额,不能自拔。

也有的人每天拼命完成第三类事务,自认为致力于完成第一类事务,可能只是别人的要事,而不是你自己的。比如你正在工作,一个外地朋友回来了要找你聚会,而且他明天就要离开,于是你牺牲中午短暂的休息时间,去和你朋友相谈甚欢。我们活在一个人际的社会,和朋友吃饭聚会无可厚非,但如果你有午睡的习惯,吃饭的代价是你下午的精神打不起来。

把大量时间花在第四类事务上的人,这类人完全不负责任,不是纨袴膏粱过着衣食无忧的生活,就是人生态度消极,当一天和尚撞一天钟的人,这样浪费生命是令人唏嘘的。

高效能人士是怎样做的呢?

高效能人士总是避免陷入第三和第四类事务,因为不论是否紧迫,这些事情都是不重要的,他们还通过花费更多时间在第二类事务来减少第一类事务的数量。

笔者曾经负责一个文化培训机构,学生大约30名左右,复合型教学辅导(全部学生在一个教室写作业),下午和晚上就是最忙碌的时刻。如果提前准备好学生的家庭作业,甚至有部分较难的题型自己可以提前解题,到时候再辅导就很轻松。提前准备东西大概是第二类事务:重要但不紧迫。因为辅导作业也可以在学生们来的时候直接讲解也行,准备作业也可以来一个学生准备一个学生的作业。但是,不说效果如何,起码自己提前做好准备工作,到时候再讲授,心态上的轻松自在是别的东西无法取代的。再如打扫卫生,学生到来前一个小时打扫就好了,这也是很重要的事情,但偶尔拖沓,下午再收拾卫生就感觉特别烦躁,这就是第四类事务挤占了第二类事务的时间,进而使其变成了第一类事务,本来重要但不紧迫的任务变成了重要且紧迫的任务。如果偶尔白天有些事情,忙完已经到下午后,感觉当天的时间更紧张,自己完全就是一个机器,这也是第三类第四类事务占据太多时间导致的。

将第二类事务处理好之后,我们的效率会大大增进。正是因为第二类事务不是紧迫的,所以我们才容易放松懈怠,导致其变成了第一类紧急重要的事务,从而使自己疲于奔命、分身乏术。我们要能确定自己的第二类事务,而且即知即行,这样就可以事半功倍。在时间管理领域称之为帕雷托原则——以20%的活动取得80%的成果。

总之,留有时间去完成重要的事情,而不是等有空了再去做。减少处理三四类的事务的时间,为第一类重要且紧迫的事务留有余地。这样就可以真正的提高我们的效能。

 
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